| แนวทางการวางแผนการดำเนินธุรกิจภายใต้สถานการณ์หรือสภาวะวิกฤติของเรา
บริษัท ฟอร์บ คาลามิตี้ พรีเวนชั่น (Forbes Calamity Prevention) เป็นผู้ชำนาญ การให้บริการศึกษาผลกระทบและวางแผนฉุกเฉินในสภาวะวิกฤติ (Business Continuity Planning)
นี่คือวิธีของเราในการช่วยคุณในการกำหนดแผนการดำเนินธุรกิจภายใต้สถานการณ์หรือสภาวะวิกฤติ
เริ่มต้นด้วยการวิเคราะห์ผลกระทบของเหตุการณ์ต่างๆ ต่อธุรกิจ (Business Impact Analysis, or BIA) ในขั้นตอนนี้เราจะช่วยคุณประเมินผลกระทบในเชิงธุรกิจที่มีต่อ รายได้ พนักงาน ลูกค้า ซัพพลายเออร์ และชื่อเสียงของบริษัท ที่อาจเกิดขึ้นเมื่อบริษัทของคุณจำเป็นต้องหยุดกิจการชั่วคราว โดยเราจะเก็บข้อมูลในส่วนนี้จากการประชุมกับผู้บริหาร การสัมภาษณ์พนักงาน และการส่งแบบสอบถามให้กับบุคคลที่เกี่ยวข้อง ซึ่งการส่งแบบสอบถามอาจใช้เอกสารสิ่งพิมพ์หรือ อีเมล ก็ได้
ในการทำการวิเคราะห์ผลกระทบของเหตุการณ์ต่างๆ ต่อธุรกิจ (BIA) สิ่งที่สำคัญคือการตั้งระยะเวลาเป้าหมายในการฟื้นฟู กระบวนการทางธุรกิจให้ดำเนินต่อไปได้ ( Recovery Time Objectives หรือ RTO) และ กำหนดทรัพยากรขั้นต่ำที่จำเป็นต้องมีเพื่อให้สามารถดำเนินกิจกรรมทางธุรกิจให้ต่อเนื่องไปได้ ( Minimum Operating Requirements หรือ MOR)
โดยข้อมูลนี้จะนำไปประกอบการตัดสินใจว่าควรใช้กลยุทธ์ใดในการฟื้นฟูการดำเนินธุรกิจ สำหรับกลยุทธ์ที่เหมาะสมอาจรวมถึงการย้ายสถานที่ทำงาน การชลองานบางส่วนไปก่อน หรือการถ่ายโอนกิจกรรมทางธุรกิจบางอย่างไปยังสำนักงานสาขาหรือบริษัทย่อยอื่นๆ
ด้วยวิธีการหยุดยั้งหายนะทางธุรกิจอันเป็นแบบฉบับของเรา (No Calamities!) เราจะช่วยผู้บริหารของบริษัทคุณประเมินผลกระทบของเหตุการณ์ที่อาจเกิดขึ้นต่อธุรกิจ และกำหนดสิ่งที่จำเป็นสำหรับการดำเนินธุรกิจต่อ โดยใช้ระยะเวลาเท่ากับการประชุมเพียงครึ่งวันเท่านั้น
นอกจากนั้นบางบริษัทอาจต้องทำขั้นตอนการวิเคราะห์ภาวะคุกคาม (threats) และความเสี่ยง (risk) ที่อาจทำความเสียหายต่อธุรกิจ ซึ่งขั้นตอนนี้เรียกว่า การวิเคราะห์ความเสี่ยง (Risk Analysis, RA) เราจะมองภาวะคุกคามหรือความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นเป็นสามกลุ่มใหญ่ๆ คือ ภาวะคุกคามหรือความเสี่ยงจากเหตุการณ์ธรรมชาติ เหตุการณ์ทางเทคนิค และเหตุการณ์ที่มนุษย์เป็นผู้กระทำ ตัวอย่างของภาวะคุกคามหรือความเสี่ยง เช่น ระบบไฟฟ้าขัดข้อง ระบบป้องกันไฟไหม้ขัดข้อง, ไวรัสคอมพิวเตอร์, หรือการสูญเสียธุรกิจกับลูกค้ารายใหญ่ ถ้าบริษัทคุณเคยวิเคราะห์ภาวะคุกคามหรือความเสี่ยงแบบนี้ไว้ก่อนแล้ว คุณอาจข้ามขั้นตอนนี้ไปก็ได
คำนิยามของคำว่า ความหายนะ
คือเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นโดยฉับพลันและร้ายแรงที่ท ให้การดำเนินธุรกิจหยุดชะงักทั้งนี้โดย
ไม่ได้มีคาดหมาย
ไว้ล่วงหน้า หรือไม่สามารถคาดหมายได้ล่วงหน้า |
การวิเคราะห์ความเสี่ยงคือการคาดคะเนว่าการเกิดภาวะคุกคามมีความเป็นไปได้มากน้อยแค่ไหน และถ้าเกิดแล้วจะมีผลกระทบต่อธุรกิจอย่างไร มากแค่ไหน ทั้งนี้เพราะเหตุร้ายบางอย่างไม่เกิดขึ้นบ่อย แต่เมื่อเกิดแล้วมีผลกระทบมาก และเหตุร้ายบางอย่างแม้มีโอกาสเกิดขึ้นได้ง่ายกว่าแต่เมื่อเกิดแล้วมีผลกระทบน้อยกว่า ประสบการณ์ของเราในฐานะผู้วางแผนธุรกิจมืออาชีพนั้นมีค่ามากในขั้นตอนนี้เพราะเราสามารถช่วยคุณตัดสินใจว่าแผนการดำเนินธุรกิจต่อเนื่องในภาวะวิกฤติหรือในขณะประสบภัยพิบัติ หรือ BCP ของบริษัทคุณควรครอบคลุมขอบเขตมากหรือน้อยแค่ไหน และควรรองรับกับเหตุร้ายหรือภัยพิบัติประเภทใดบ้าง
พอเรารู้ความเสี่ยงและผลกระทบต่างๆเราจะแนะนำกลยุทธ์การดำเนินธุรกิจต่อเนื่องภายใต้ภาวะวิกฤติที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจคุณและสอดคล้องกับระยะเวลาเป้าหมายในการฟื้นฟูกระบวนการทางธุรกิจ(RTO) ที่คุณตั้งไว้ในขั้นตอนการวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจ (BIA) และแผนที่เราแนะนำต้องคุ้มค่าในเรื่องของผลที่ได้รับกับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นด้วย บ่อยครั้งเราจะแนะนำการตั้งสถานที่สำรองในการดำเนินธุรกิจยามฉุกเฉินให้ห่างจากบริษัทอย่างน้อย 10 กิโลเมตร โดยเฉพาะในกรณีของการมีระบบสำรองด้านสารสนเทศต่างๆ(IT) การหยุดดำเนินธุรกิจบางส่วนไว้ก่อนก็เป็นอีกกลยุทธ์หนี่งซึ่งเหมาะกับบริษัทบางแห่ง อย่างไรก็ตามการให้บริการลูกค้าและการสร้างรายได้ก็เป็นสิ่งสำคัญที่สุดสำหรับบริษัททุกแห่ง
หลังจากที่เลือกกลยุทธ์การดำเนินธุรกิจที่เหมาะสมแล้วเราจะเขียนแผนการดำเนินธุรกิจต่อเนื่องภายใต้สภาวะวิกฤติหรือ BCP โดยคำนึงถึงวัตถุประสงค์ทางธุรกิจของบริษัทเป็นหลัก ในการเขียน BCP เราสามารถเขียนแผนดังกล่าวบนซอฟ์ทแวร์หรือระบบปฏิบัติงานแบบใดก็ได้ หรือแม้แต่ช่วยบริษัทในการเผยแพร่แผนดังกล่าวในเครือข่ายอินทราเน็ตของบริษัท ซึ่งเราจะทำการติดตั้งและบำรุงรักษาระบบให้กับบริษัทด้วย
ที่สำคัญ BCP ไม่ได้ครอบคลุมแค่ระบบคอมพิวเตอร์สารสนเทศของบริษัทเท่านั้น ถ้า BCP ครอบคลุมเฉพาะระบบสารสนเทศของบริษัทจะเรียกว่า DRP (Disaster Recovery Plan) แต่ BCP ที่ สมบูรณ์แบบจะครอบคลุมถึงทรัพยากรมนุษย์ ระบบสื่อสาร กิจกรรมทางธุรกิจ และเอกสารรวมทั้งข้อมูลทางธุรกิจ กล่าวอีกนัยหนึ่งคือ BCP ครอบคลุมองค์การทั้งหมดไม่ใช่แค่เรื่องของสารสนเทศ (IT) อย่างเดียว
คำถามที่สำคัญในการเตรียมแผนดำเนินธุรกิจต่อเนื่อง หรือ BCP ตัวอย่างเช่น
- อะไรที่อาจเป็นวิกฤตการณ์หรือภัยพิบัติที่อาจเกิดขึ้นในธุรกิจ
- ความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นต่อทรัพย์สินหรือสาธารณูปโภคที่ใช้ในการดำเนินงานและระบบงานต่างๆ หากเกิดวิกฤตการณ์หรือภัยพิบัติ
- อะไรที่อาจเป็นวิกฤตการณ์หรือภัยพิบัติที่มีโอกาสเกิดขึ้นมากในการดำเนินธุรกิจ และมีวิธีการลดความเสี่ยงอย่างไรบ้าง
- ถ้าเกิดความเสียหายทางธุรกิจขึ้น จะมีผลกระทบต่อธุรกิจของคุณอย่างไร
- ควรเลือกกลยุทธ์การทำธุรกิจต่อเนื่องแบบไหนให้ทันระยะเวลาเป้าหมายในการฟื้นฟู ธุรกิจ (RTO) ที่คุณตั้งไว้ เช่นถ้าคุณตั้งเป้าหมายว่าอยากให้ลูกค้าติดต่อมาทางโทรศัพท์ได้ภายในเวลาหนึ่งวันหลังเกิดเหตุร้ายแล้วกลยุทธ์การ
ฟื้นฟูระบบโทรศัพท์ที่คุณเลือกจะทำให้เป็นไปได้หรือไม่
- BCP ของบริษัทมีการเขียนเป็นลายลักษณ์อักษรหรือยัง
- พนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงแผน BCP ของบริษัทได้หรือไม่ เขา สามารถเรียกแผนนั้นขึ้นมาดูในอินเทอร์เน็ตได้หรือไม่
- บริษัทได้มีการฝึกซ้อม BCP บ้างหรือเปล่าภายในระยะเวลา 6 เดือนที่ผ่านมา
เพื่ออ่านรายละเอียดของกระบวนวิธีการทำงานของเราเพิ่มเติมโปรดดาวน์โหลดไฟล์ PDF “Sample Approach” ซึ่งเป็นเอกสารภาษาอังกฤษจำนวน 6 หน้า หรือเพื่ออ่านตัวอย่างของเอกสารและขั้นตอนในการทำงานของเราโปรดคลิ๊ก ที่ Our Work
บริษัท ฟอร์บ คาลามิตี้ พรีเวนชั่น รับรองว่างานของเราเป็นไปตามมาตรฐาน Professional Practice ของสถาบัน Disaster Recovery Institute International, DRII
คลิ๊กที่นี่เพื่อขอจดหมายข่าวรายเดือน |
: nathaniel_forbes | AOL IM: KingmanReef